Como digitalizar a minha comunicação interna?

Por Luzya Marxiellen | Coordenadora de Contas Corporativas na Go&Grow!

 

 

O mundo mudou. E, com certeza, você já identificou a necessidade de otimizar os processos de comunicação com seus públicos internos, não é mesmo? A rapidez das informações, a internet e as infinitas possibilidades que a atmosfera digital proporciona são um convite para repensar a velha forma de fazer. O desafio de digitalizar a comunicação interna é um incentivo para tornar as estratégias da organização mais dinâmicas e assertivas.

 

As novas tecnologias modificaram a forma tradicional de se comunicar. Se antes a mensagem era transmitida de cima para baixo, hoje o diálogo tende a ser o mais horizontal possível. Precisamos dar sentido a acontecimentos, decisões e estratégias. Por isso, a missão da área é conectar os objetivos da empresa aos propósitos de cada funcionário.

4 dicas para digitalizar a comunicação interna de sua empresa e tornar o diálogo com seu público mais eficaz

 

 

1) Defina os canais e diversifique os conteúdos

Escolher os canais certos é um ponto importante para tornar a comunicação interna mais digital. Atualmente, o empregado está mais aberto a conversar. Assim, as iniciativas que permitem e estimulam a troca de opiniões, dúvidas e preferências são fundamentais para o sucesso de sua estratégia.

 

Alguns canais mais utilizados são:

• WhatsApp;
• Mídias sociais corporativas;
• Aplicativos;
• Mural digital;
• TV corporativa;
• Intranet (redesenhada e rica de informações);
• E-mail marketing;
• Ferramentas de comunicação em desktop.

 

No entanto, não saia implantando todos os canais digitais disponíveis! Pesquise, planeje e identifique os mais aderentes aos seus públicos.

 

Outro ponto importante para a definição dos canais é pensar nos conteúdos. Confira algumas dicas para aproveitar melhor os recursos disponíveis e deixar a comunicação mais fluida, inclusiva e atraente!

 

• Mude a mentalidade! Os canais off-line são diferentes dos canais on-line. Adeque a forma de comunicar e produza conteúdos diversificados.
• Fuja de textos formais e chatos. Seja mais direto e, sempre que possível, aposte na informalidade. Mas fique atento: nem sempre o formato mais descontraído é o mais adequado. Pense na mensagem e defina a melhor forma de se comunicar.
• Aposte em vídeos. Pode parecer algo fora da realidade, mas esqueça as superproduções e pense nas infinitas possibilidades que um bom smartphone pode proporcionar. O essencial é que o conteúdo produzido faça sentido para os seus públicos.

 

 

2) Segmente os públicos

Você trata seus públicos internos como massa? Se a resposta for sim, está na hora de repensar. Nem todas as pessoas precisam das mesmas informações. Este é um dos desafios mais importantes para engajar os empregados. Quando a mensagem é neutra, ela acaba não sendo aproveitada por ninguém.

 

Ao digitalizar a comunicação interna, pense no público-alvo. Considere a pluralidade dos seus públicos internos, identifique para quem a mensagem é relevante e formate-a da maneira mais adequada. Isso vai além da separação hierárquica ou por unidades. Ter em mãos os dados completos dos empregados é uma saída para criar as categorias de segmentação para cada mensagem.

 

Outra estratégia interessante e que é uma tendência latente é capacitar os líderes da sua empresa para serem multiplicadores. Lidando com um público menor (os líderes), será possível direcionar as mensagens de acordo com as necessidades de cada equipe.

 

Quer dicas de como você pode fazer isso?

 

• Personalize o conteúdo das TVs corporativas de acordo com as áreas em que estão instaladas.
• Segmente e-mails, posts e vídeos para as pessoas que realmente precisam daquela informação. Por exemplo: se você está comunicando algo que só é direcionado a empregados que têm filhos, não há razão para enviar para toda a empresa.
• Se o líder de uma equipe perceber que seus liderados estão carentes de alguma informação específica da empresa, como benefícios, por exemplo, crie uma demanda de comunicação específica para esse público.

 

3) Automatize os processos

Digitalizar a comunicação interna não é só trazer novos canais e mudar a forma de comunicar.  Os ganhos com as novas tecnologias vão muito além. Você já percebeu que o dia parece menor para realizar todas as atividades propostas? Não importa o quanto sua equipe é eficiente. É muito difícil se comunicar com todos ao mesmo tempo, de forma analógica.

 

Então, está na hora de lançar o olhar crítico para os processos e trazer ferramentas que automatizam e facilitam a sua rotina. Isso gera ganho de tempo!

 

• Invista na automação de e-mails. Ferramentas como o Mail Chimp e o Mailer List são opções gratuitas de automação de e-mails.
• Transforme o velho mural impresso em digital. Além de ser mais atrativo visualmente, o esforço para a atualização é mínimo: um único computador atualiza todas as telas em apenas um clique.
• Abandone as velhas urnas de “Deixe aqui a sua sugestão”. Estimule a troca de ideias e opiniões através de um canal mais aberto. Uma boa alternativa é o formulário on-line, programado no portal da empresa ou na intranet. Ele vai concentrar todos os dados de forma organizada e visual.

 

 

4) Mensure os resultados

Certamente, você já ouviu falar sobre a importância de mensurar os resultados em comunicação. Mais do que nunca, está na hora de colocar em prática as métricas e os indicadores para apresentar os resultados da sua comunicação.

 

Ao digitalizar a comunicação interna da sua empresa, você conseguirá medir a audiência e o engajamento dos empregados nos canais de comunicação e terá mais eficácia nas ações propostas e nas estratégias da empresa.

 

Algumas oportunidades para criar os KPIs são:

 

• Indicadores de intranet;
• Indicadores de plataforma de comunicação ou rede social corporativa;
• Pesquisas quantitativas;
• Pesquisas qualitativas;
• Pesquisas de outras áreas (ex.: Clima, Qualidade, Segurança);
• Taxa de abertura, visualizações e cliques de e-mails etc.

 

Mas nunca se esqueça de que o fator humano ainda é o indicador mais importante para o sucesso de uma organização.

 

Essas são algumas dicas para digitalizar a comunicação interna de sua empresa. Vale lembrar que você não deve apostar todas as fichas apenas em tecnologia, afinal uma simples ferramenta não transformará a empresa se ela não estiver disposta a isso. Se você precisar de ajuda para entender melhor como digitalizar a comunicação interna da sua empresa FALE COM UM ESPECIALISTA da Go! e conheça as soluções mais adequadas para você.

 

 

*KPIs (Key Performance Indicator) é a sigla em inglês para Indicadores-Chave de Desempenho. Isto é, as métricas que você entende como essenciais para avaliar a evolução de um processo/ação/projeto.