Agência de comunicação: o que saber antes de contratar

Dez pontos que você precisa saber antes de contratar uma agência de comunicação

 

Falar com o público interno pode ser uma missão complicada, se essa tarefa for feita de forma não profissional. Por isso, na hora de engajar esse público, é preciso ir além de ter um setor interno. É necessário contratar uma agência de comunicação para dar suporte e assessoria às campanhas e aos projetos desenvolvidos.

 

Essa parceria é capaz de gerar muitos benefícios para a organização. A melhoria do fluxo de informações, o maior comprometimento com as questões da empresa e o aumento da participação das pessoas nos temas do dia a dia são alguns deles. Confira dez pontos que você precisa saber antes de contratar uma agência de comunicação:

 

 

1) CONHEÇA O PORTFÓLIO

 

Conhecer o portfólio da agência de comunicação permite que você tenha contato com trabalhos já realizados por ela. Assim, você poderá garantir se estão de acordo com o que você espera do serviço.

 

Exemplo: você chegou à conclusão de que sua empresa precisa engajar os empregados em temas de segurança. Para isso, quer fazer um vídeo com depoimentos dos familiares e mensagens para que todos se cuidem no trabalho. Veja se a agência em questão já produziu materiais nesse sentido e se entende conceitos de Segurança do Trabalho. Isso facilitará todo o processo.

 

2) IDENTIFIQUE SEUS OBJETIVOS

 

Ter seus objetivos definidos é essencial para o bom resultado. Saber aonde você deseja chegar com a parceria facilita para que cliente e agência trilhem juntos o caminho e alinhem expectativas.

 

Exemplo: você está tentando trabalhar, através da comunicação interna, a motivação dos empregados sem resultados. Ao contratar a agência de comunicação, essa informação é essencial no briefing. Sabendo desse problema, será mais fácil assessorá-lo na solução. Dessa forma, antes de contratar uma agência, defina quais são os seus objetivos com essa ação.

 

3) CONHEÇA SEU PÚBLICO

 

Compreender bem o seu público permite o planejamento estratégico das ações que serão desenvolvidas. Quem são seus funcionários e como eles se relacionam entre si e com a empresa? As pessoas, de modo geral, possuem hábitos variados, e a comunicação deve levar em conta essas particularidades.

 

Exemplo: você fez uma campanha interna de vacinação gratuita para os empregados. No final, a adesão foi bem abaixo do que esperava, mesmo tendo sido disparados diversos e-mails marketings sobre o tema. O que pode ter acontecido? Em indústrias, por exemplo, que têm a grande maioria do público no setor operacional, a internet pode não ser acessível a todos. Conhecer o público antecipadamente faz com que a agência de comunicação lhe entregue melhores soluções. Nesse exemplo, poderia ter sido feita uma ação nas áreas produtivas, alertando sobre as datas e a importância da vacinação. Com certeza, a adesão aumentaria consideravelmente.

 

4) BUSQUE EXPERIÊNCIAS DE OUTROS CLIENTES COM A AGÊNCIA

 

Antes de contratar uma agência, procure conhecer outros clientes e entender qual é a experiência que eles têm. O atendimento e o diálogo são aliados importantes para um projeto de sucesso.

 

Exemplo: no processo de contratação de sua agência de comunicação, você está em dúvida entre duas. Será que elas entregam o que prometem? Cumprem prazos? Darão a atenção de que você precisa? Conversar com atuais clientes pode ser esclarecedor, mostrando a realidade do dia a dia.

 

5) TENHA UM ORÇAMENTO DEFINIDO

 

Você deve ter em mente que certos gastos terão impactos reais sobre bons resultados. Por isso, determine seu orçamento para as ações de comunicação e encare-o como um investimento.

 

Exemplo: você acabou de contratar uma agência de comunicação. O primeiro serviço será uma homenagem para empregados que estão completando 20 anos de casa. Qual é o orçamento disponível para isso? Saber esse dado é relevante para propor as ações. Convites, peças gráficas e ações de mobilização interna, por exemplo, mudam de estratégia conforme a verba disponível. Assim, será sempre possível apresentar a melhor solução dentro da sua realidade.

 

6) DISPONIBILIDADE É FUNDAMENTAL

 

Por melhor que a agência de comunicação seja, ninguém conhece tanto seus colaboradores e suas características quanto você. Sendo assim, o cliente deve ter disponibilidade para trocar ideias, fornecer informações e participar de reuniões.

 

Exemplo: sua empresa acabou de fechar o contrato para a produção de um jornal interno. A apuração de conteúdo será realizada pelo jornalista da agência. Ter a disponibilidade para atendê-lo, trocar ideias sobre as pautas e fornecer informações adicionais às das fontes são fundamentais para que o veículo seja relevante para os seus funcionários. Essa visão se aplica a todas as campanhas.

 

7) TENHA A MENTE ABERTA PARA INOVAR

 

Uma frase atribuída a Albert Einstein diz que “insanidade é continuar fazendo sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes”. Não paute o trabalho em experiências anteriores que deram errado. Esteja aberto a ouvir e inovar.

 

Exemplo: você possui um programa de visitas de familiares na empresa. Porém, ele é um fiasco. Poucas pessoas vão e, quando aparecem, é entediante para os participantes. Que tal abandonar a velha fórmula e adicionar atividades lúdicas em meio às informações técnicas passadas? O papel da agência deve ser propor ações “fora da caixa”. As mudanças podem ser surpreendentemente positivas. Confie em quem tem capacidade para fazer você mudar de patamar, para a melhor!

 

8) APOIE-SE EM UMA RELAÇÃO DE CONSULTORIA

 

Ao iniciar sua relação com uma agência, lembre-se de que estará lidando com especialistas. Pense em cultivar uma relação de confiança. Tenha na agência um ponto de apoio.

 

Exemplo: você foi ao médico com dores de cabeça e ele lhe receitou um analgésico. Mas você acha melhor tomar um anti-inflamatório. Você vai à farmácia, compra o remédio e toma. O resultado? Não surte efeito. A culpa é do médico? Essa reflexão cabe também ao trabalho da agência de comunicação. Se ela tem uma equipe multidisciplinar, capacitada para executar o trabalho, confie mais no potencial dela. A diferença entre o que você quer e o que você precisa pode ser grande. E, às vezes, pela correria do dia a dia, você pode não perceber isso imerso nos problemas.

 

9) ATENTE-SE À LINHA DE SUA EMPRESA

 

As agências têm especialidades, pontos fortes e fracos. Uma pesquisa de mercado pode lhe mostrar qual delas casará melhor com sua linha de trabalho e seu perfil. Existem agências mais comerciais e ousadas, especializadas em vender para o público externo enquanto outras têm um caráter mais institucional, focadas no desenvolvimento de ações para o público interno.

 

Exemplo: você tem uma linha de produção que, por descuido de funcionários, está produzindo fora das dimensões específicas para a sua mercadoria. Precisa conscientizá-los a seguirem um padrão operacional, a fim de atenderem ao controle de qualidade dos clientes. Nesse caso, você contrataria uma agência de comunicação que, até hoje, só fez campanhas comerciais para lojas de roupas? A diferença entre vender um produto e transmitir uma ideia é clara. Contrate de acordo com a sua necessidade.

 

10) É PRECISO PLANEJAR

 

Assim como qualquer outra empresa, uma agência também tem seus processos e fluxos internos. Por isso, é importante que você também se planeje para que a relação seja a mais proveitosa possível. Precisa de uma ação com data marcada? Não deixe para a última hora. Isso dará mais tempo para a criação de uma campanha que realmente transportará sua ideia para a realidade.

 

Exemplo: o público interno de sua empresa é constituído essencialmente por homens. Na área produtiva, o número chega a 89%. Sabendo que o Dia dos Pais é celebrado no segundo domingo de agosto, você deixará para pedir uma campanha na segunda semana do mês? Embora o prazo possa (com muito esforço) ser atendido, a qualidade não será a mesma. Por isso, planejar-se é essencial.

 

Clique no banner abaixo e saiba como escolher sua agência de comunicação interna e endomarketing.